Excel nadal może wystarczyć, gdy…
- wynajmy obsługuje jedna osoba,
- rezerwacji jest niewiele,
- dostępność można sprawdzić od ręki,
- nie potrzebujesz szczegółowej historii zmian.
Arkusz czy dedykowany system?
Excel czy program do wypożyczalni? Uczciwe porównanie.
Excel może wystarczyć, gdy rezerwacje prowadzi jedna osoba, sprzętu jest niewiele, a terminy rzadko się nakładają. Zobacz, co zmienia się, gdy wypożyczalnia rośnie.
Bez udawania, że każdy arkusz trzeba od razu wyrzucić.
rezerwacje_final_3.xlsx
! Czy sprzęt jest jeszcze dostępny?
RentFox · dostępnośćaktualna
24 sie25 sie26 sie27 sie
Wiertarka udarowaNowak · rezerwacja
Druga sztukaKowalski · rezerwacja
✓3 z 5 sztuk dostępne
ExcelDobry na prosty początek
Znany, elastyczny i często już opłacony.
Moment zmianyRęczne sprawdzanie się mnoży
Sprzęt, terminy i klienci zaczynają zależeć od siebie.
RentFox Free0 zł do 10 jednostek
Bez karty i bez automatycznej zmiany planu.
Najpierw właściwe pytanie
Excel nie jest złym początkiem.
Problem zwykle nie zaczyna się od liczby wierszy, tylko od liczby zależności i ręcznych sprawdzeń.
System warto rozważyć, gdy…
- kilka osób pracuje na tych samych danych,
- terminy rezerwacji zaczynają się nakładać,
- pojawiają się blokady serwisowe i oddziały,
- klient czeka, aż potwierdzisz dostępność.
Obszar po obszarze
Excel czy RentFox — różnice w codziennej pracy
Porównujemy sposób obsługi wypożyczalni, nie liczbę przycisków w programie.
| Obszar | Excel | RentFox |
|---|---|---|
| Rozpoczęcie pracy | Szybkie, jeśli arkusz jest prosty. Strukturę, formuły i sposób oznaczeń przygotowujesz samodzielnie. | Gotowe miejsca na zasoby, klientów, rezerwacje, blokady i zadania. |
| Dostępność w terminie | Zależy od aktualności wpisów, filtrów i własnych formuł. | Dostępność wynika ze stanu zasobu oraz zapisanych rezerwacji i blokad. |
| Nakładające się rezerwacje | Konflikt trzeba zauważyć ręcznie albo obsłużyć własną formułą. | Wspólny kalendarz pokazuje rezerwacje i uwzględnia liczbę dostępnych sztuk. |
| Wiele sztuk i komplety | Wymagają własnego sposobu oznaczania, grupowania i liczenia. | Jednostką może być pojedyncza rzecz albo stały komplet wynajmowany razem. |
| Historia klienta | Najczęściej wymaga osobnego arkusza i ręcznego wyszukiwania. | Karta klienta łączy jego dane z historią rezerwacji. |
| Serwis i wyłączenia | Osobna kolumna, kolor albo dodatkowy kalendarz. | Blokada wyłącza zasób z dostępności w określonym terminie. |
| Praca zespołu | Kopie pliku i różne wersje mogą prowadzić do nadpisania lub nieaktualnych danych. | Zespół pracuje na wspólnych danych; Firma i Pro nie limitują użytkowników ani oddziałów. |
| Historia zmian | Zależy od wersjonowania pliku i przyjętego sposobu pracy. | Zmiany są zapisywane wraz z autorem i datą. |
| Koszt na start | Arkusz może już być opłacony, ale konfiguracja i kontrola zajmują czas. | Free kosztuje 0 zł bez limitu czasu i obejmuje do 10 aktywnych jednostek. |
RentFox nie przyjmuje jeszcze rezerwacji online od klientów — tę funkcję dodamy w kolejnym etapie. Obecnie rezerwację wprowadza pracownik.
Nie licz wierszy
Policz ręczne sprawdzenia.
Przez tydzień zanotuj, ile razy trzeba było przerwać pracę, sprawdzić inny plik albo poprawić tę samą informację drugi raz.
O dostępność pytasz inną osobę
Przed odpowiedzią klientowi trzeba zadzwonić do magazynu albo sprawdzić kilka miejsc.
Ten sam wpis poprawiasz kilka razy
Zmiana terminu wymaga aktualizacji rezerwacji, stanu, grafiku i informacji dla zespołu.
Powstają kolejne wersje pliku
Nazwy „final”, „final 2” i kopie na komputerach oznaczają, że nie ma jednego źródła prawdy.
Bez wielkiej migracji
Nie musisz przenosić całego archiwum.
Zacznij od danych potrzebnych do kolejnego wynajmu. Stary arkusz może pozostać archiwum tylko do odczytu.
Import z Excela: zasoby, klientów i rezerwacje wgrasz z pliku XLSX lub CSV i sprawdzisz przed zapisem. Krok po kroku: jak przenieść dane do RentFox.
- 01Zaimportuj aktywne zasoby
Na początek wystarczą rzeczy i komplety, które rzeczywiście wynajmujesz.
- 02Zaimportuj klientów
Wgraj listę kontaktów z arkusza — duplikaty RentFox wskaże przed zapisem.
- 03Zaimportuj przyszłe rezerwacje
Historia może zostać w arkuszu; w systemie zacznij od aktualnych terminów.
Możesz zacząć od 0 zł
Free ma jasny limit, a nie ukryty termin końcowy.
Free · 0 złdo 10 aktywnych jednostek
Firma · 39 złdo 150 aktywnych jednostek
Pro · 79 złaktywne jednostki bez limitu
Podane ceny są cenami brutto za całą firmę. Klienci i rezerwacje są bez limitu w każdym planie.
Pytania przed odejściem od Excela.
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz — odpowiada osoba, która ten system zbudowała.
Zadaj pytanieTak. Jeśli wynajmy obsługuje jedna osoba, sprzętu jest niewiele, a dostępność można łatwo sprawdzić, dobrze przygotowany arkusz może być wystarczający.
Gdy te same dane trzeba aktualizować w kilku miejscach, terminy zaczynają się nakładać, pojawia się więcej pracowników albo odpowiedź o dostępności wymaga ręcznego sprawdzania wielu wpisów.
Tak. Zasoby, klientów i rezerwacje zaimportujesz z plików XLSX lub CSV, a każdy rekord sprawdzisz przed zapisem. Najlepiej zacząć od aktywnych zasobów, klientów i przyszłych rezerwacji, a starszy arkusz pozostawić jako archiwum.
Nie. Do rozpoczęcia pracy wystarczą aktywne zasoby i bieżące rezerwacje. Starsze dane możesz zachować w dotychczasowym arkuszu tylko do odczytu.
Jeszcze nie. Obecnie rezerwację wprowadza pracownik wypożyczalni. RentFox oferuje informacyjną stronę WWW, a rezerwacje online są kolejnym etapem rozwoju.
Tak. Plan Free kosztuje 0 zł bez limitu czasu i obejmuje do 10 aktywnych jednostek rezerwacyjnych, jednego użytkownika i jeden oddział. Nie wymaga karty ani nie przechodzi automatycznie na płatny plan.