Program do wypożyczalni narzędzi

Każde narzędzie ma własne miejsce na grafiku

Dwie wiertarki tego samego modelu prowadzisz jako osobne zasoby, na przykład z numerem magazynowym w nazwie. Rezerwacja dotyczy wtedy konkretnego egzemplarza, a nie tylko ogólnej liczby dostępnych sztuk.

Na osobnych wierszach grafiku widać historię każdego narzędzia. Jeśli jeden egzemplarz jest wynajęty, a drugi trafił do serwisu, obsługa nadal może od razu wskazać klientowi trzeci, wolny egzemplarz.

Krótkie terminy bez liczenia ich w głowie

Przy wynajmie na kilka godzin liczy się dokładny czas wydania i zwrotu. Rezerwacje w RentFox ustawiasz z dokładnością do godziny, więc ten sam sprzęt może wrócić rano i zostać zarezerwowany na popołudnie bez nakładania terminów.

Cennik i ostateczne warunki handlowe nadal ustalasz według własnych zasad. System porządkuje przede wszystkim dostępność i przebieg rezerwacji, dzięki czemu osoba przy ladzie ma mniej obliczeń i mniej telefonów do właściciela.

Jedna zmiana w systemie, nie kilka wiadomości do zespołu

W małej wypożyczalni błąd najczęściej nie wynika z braku dobrej woli, tylko z tego, że dwie osoby równolegle odpowiadają klientom. Wspólny grafik pokazuje rezerwacje wszystkim uprawnionym pracownikom. Gdy ktoś zmieni termin, druga osoba widzi aktualny stan od razu.

Do rezerwacji można też przypisać zadania. To przydatne, kiedy urządzenie trzeba przygotować, sprawdzić po zwrocie albo odłożyć na właściwe miejsce. Zamiast zostawiać ustne polecenie na zmianę, zapisujesz je przy pracy, której dotyczy.

Strona pomaga klientowi przygotować się do rozmowy

Oferta na własnej stronie pomaga klientowi zorientować się w sprzęcie i zasadach wynajmu, zanim zadzwoni. Telefon, e-mail i adres firmy są dostępne w jednym miejscu.

Rezerwacje online połączone z grafikiem są kolejnym etapem rozwoju. Do tego czasu rezerwację wprowadza pracownik po kontakcie z klientem.

Jak wygląda start z RentFox

Nie zaczynasz od przenoszenia całego magazynu w ciemno. Na krótkiej rozmowie pokazujemy system i wspólnie dodajemy pierwsze pozycje, aby ustalić, które informacje są naprawdę potrzebne w Twojej wypożyczalni. To dobry moment, żeby ustalić oznaczenia poszczególnych egzemplarzy, sposób prowadzenia gotowych kompletów oraz nazwy pól widocznych dla zespołu.

Potem możesz uzupełniać bazę we własnym tempie albo zaimportować zasoby, klientów i rezerwacje z pliku XLSX lub CSV. Import pozwala sprawdzić dane przed zapisem; opisaliśmy go krok po kroku w poradniku jak przenieść dane do RentFox. Nie trzeba odtwarzać historycznych rezerwacji, żeby zacząć pracę — istotne jest to, co jest aktualnie dostępne, zarezerwowane lub wyłączone z obiegu.

Równolegle przygotowujemy stronę WWW na bazie dostarczonych przez Ciebie tekstów i zdjęć. Obecna strona prezentuje ofertę i dane kontaktowe. Rezerwacje online dołączymy w kolejnym etapie, po połączeniu ich z kalendarzem i dostępnością w systemie. Dzięki temu możesz zacząć od porządku w rezerwacjach i zasobach, a kolejne procesy usprawniać później.

RentFox rozwijamy wspólnie z pierwszymi wypożyczalniami, które używają go w codziennej pracy. O funkcjach dostępnych od razu mówimy konkretnie, a o tych w budowie — równie otwarcie. Masz więc wpływ na kierunek rozwoju, bez deklaracji, że każdy niestandardowy proces będzie automatyczny już pierwszego dnia.

Przed pierwszym dniem pracy warto ustalić prostą zasadę w zespole: każda obietnica terminu trafia do grafiku, a sprzęt w naprawie dostaje blokadę. Nie jest potrzebna długa instrukcja ani przebudowa całej firmy. Dwie konsekwentnie stosowane reguły wystarczą, aby przestać sprawdzać dostępność w telefonach, na kartkach i w pamięci jednej osoby.

RentFox jest aplikacją działającą w przeglądarce, dlatego kierownik może sprawdzić bieżący stan poza bazą, a pracownik na zmianie pracuje na tych samych danych. Dostęp do ustawień, zasobów i rezerwacji nadajesz według roli. W ten sposób osoba wydająca sprzęt ma informacje potrzebne do obsługi klienta, a ważne zmiany w konfiguracji pozostają pod kontrolą właściciela.

Nie wiążesz się przy tym umową na czas określony. Możesz zrezygnować w dowolnym momencie, a dane pozostają możliwe do wyeksportowania. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy przechodzisz z Excela: decyzję o zmianie podejmujesz na podstawie codziennej pracy zespołu, a nie obietnicy z prezentacji sprzedażowej.

Plan Free nie kończy się po okresie próbnym. Możesz sprawdzić system na własnych rezerwacjach i pozostać przy nim bez opłat, dopóki mieścisz się w limicie aktywnych jednostek.