Wynajem narzędzi ma własne tempo: klient wchodzi po jedną wiertarkę, za chwilę wraca z przedłużeniem, a kolejna osoba pyta o ten sam model. Tu nie wystarczy wiedzieć, co masz w magazynie rano. Potrzebujesz bieżącej dostępności w chwili rozmowy z klientem.
Drobny sprzęt liczysz jako dostępne sztuki
Nie każda pozycja wymaga osobnej karty dla każdego egzemplarza. Dla popularnych elektronarzędzi prowadzisz liczbę sztuk, a RentFox uwzględnia już trwające rezerwacje. Jeśli pięć z sześciu wiertarek jest wydanych, obsługa widzi jedną wolną zamiast zgadywać po półce.
Dla droższych urządzeń możesz przejść na ewidencję konkretnych egzemplarzy. Taki podział pozwala zachować szybkie wydanie drobnicy, a jednocześnie pilnować sprzętu, dla którego numer seryjny ma znaczenie.
Krótkie terminy bez liczenia ich w głowie
Przy wynajmie na kilka godzin liczy się dokładny czas wydania i zwrotu. Rezerwacje w RentFox ustawiasz z dokładnością do godziny, więc ten sam sprzęt może wrócić rano i zostać zarezerwowany na popołudnie bez nakładania terminów.
Cennik i ostateczne warunki handlowe nadal ustalasz według własnych zasad. System porządkuje przede wszystkim dostępność i przebieg rezerwacji, dzięki czemu osoba przy ladzie ma mniej obliczeń i mniej telefonów do właściciela.
Jedna zmiana w systemie, nie kilka wiadomości do zespołu
W małej wypożyczalni błąd najczęściej nie wynika z braku dobrej woli, tylko z tego, że dwie osoby równolegle odpowiadają klientom. Wspólny grafik pokazuje rezerwacje wszystkim uprawnionym pracownikom. Gdy ktoś zmieni termin, druga osoba widzi aktualny stan od razu.
Do rezerwacji można też przypisać zadania. To przydatne, kiedy urządzenie trzeba przygotować, sprawdzić po zwrocie albo odłożyć na właściwe miejsce. Zamiast zostawiać ustne polecenie na zmianę, zapisujesz je przy pracy, której dotyczy.
Strona pomaga klientowi przygotować się do rozmowy
Oferta na własnej stronie pomaga klientowi zorientować się w sprzęcie i zasadach wynajmu, zanim zadzwoni. Telefon, e-mail i adres firmy są dostępne w jednym miejscu.
Rezerwacje online połączone z grafikiem są kolejnym etapem rozwoju. Do tego czasu rezerwację wprowadza pracownik po kontakcie z klientem.
Jak wygląda start z RentFox
Nie zaczynasz od przenoszenia całego magazynu w ciemno. Na krótkiej rozmowie pokazujemy
system i wspólnie dodajemy pierwsze pozycje, aby ustalić, które informacje są naprawdę
potrzebne w Twojej wypożyczalni. To dobry moment, żeby zdecydować, co prowadzić jako
pojedynczy egzemplarz, a co jako liczbę sztuk, oraz jak nazwać pola widoczne dla zespołu.
Potem możesz uzupełniać bazę we własnym tempie. Importer XLS jest jeszcze w budowie;
przy większej bazie można zlecić wprowadzenie danych. Nie trzeba
odtwarzać historycznych rezerwacji, żeby zacząć pracę — istotne jest to, co jest aktualnie
dostępne, zarezerwowane lub wyłączone z obiegu.
Równolegle przygotowujemy stronę WWW na bazie dostarczonych przez Ciebie tekstów i zdjęć.
Obecna strona prezentuje ofertę i dane kontaktowe. Rezerwacje online dołączymy w kolejnym
etapie, po połączeniu ich z kalendarzem i dostępnością w systemie. Dzięki temu możesz zacząć
od porządku w rezerwacjach i zasobach, a kolejne procesy usprawniać później.
RentFox rozwijamy wspólnie z pierwszymi 100 wypożyczalniami.
O funkcjach dostępnych od razu mówimy konkretnie, a o tych w budowie — równie otwarcie.
Masz więc wpływ na kierunek rozwoju, bez deklaracji, że każdy niestandardowy proces będzie
automatyczny już pierwszego dnia.
Przed pierwszym dniem pracy warto ustalić prostą zasadę w zespole: każda obietnica terminu
trafia do grafiku, a sprzęt w naprawie dostaje blokadę. Nie jest potrzebna długa instrukcja
ani przebudowa całej firmy. Dwie konsekwentnie stosowane reguły wystarczą, aby przestać
sprawdzać dostępność w telefonach, na kartkach i w pamięci jednej osoby.
RentFox jest aplikacją działającą w przeglądarce, dlatego kierownik może sprawdzić bieżący
stan poza bazą, a pracownik na zmianie pracuje na tych samych danych. Dostęp do ustawień,
zasobów i rezerwacji nadajesz według roli. W ten sposób osoba wydająca sprzęt ma informacje
potrzebne do obsługi klienta, a ważne zmiany w konfiguracji pozostają pod kontrolą właściciela.
Nie wiążesz się przy tym umową na czas określony. Możesz zrezygnować w dowolnym momencie,
a dane pozostają możliwe do wyeksportowania. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy przechodzisz z
Excela: decyzję o zmianie podejmujesz na podstawie codziennej pracy zespołu, a nie obietnicy
z prezentacji sprzedażowej.
Pierwsze trzy miesiące abonamentu są bezpłatne. W tym czasie możesz sprawdzić system na
własnych rezerwacjach i przekonać się, które elementy procesu przynoszą zespołowi najwięcej spokoju.
