INFORMACJE PRAWNE

Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 6 sierpnia 2026 r.

Obowiązuje od 6 sierpnia 2026 r. Dokument dotyczy strony rentfox.app, aplikacji app.rentfox.app oraz kontaktu z RentFox.

1. Administrator i kontakt

1. Administratorem danych osób odwiedzających stronę, kontaktujących się z RentFox, zakładających konto oraz korzystających z Usługi jest Mariusz Grecki, ul. Sowińskiego 16, 58-560 Jelenia Góra, NIP: 611-262-52-86 („RentFox”).
2. W sprawach dotyczących danych osobowych można napisać na privacy@rentfox.app albo na adres siedziby. RentFox nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie zachodzą obecnie przesłanki takiego obowiązku.

2. Kiedy RentFox jest administratorem, a kiedy procesorem

1. RentFox jest administratorem danych kontaktowych, danych konta Użytkownika, danych rozliczeniowych Klienta, zapisów bezpieczeństwa oraz korespondencji prowadzonej we własnych celach związanych ze świadczeniem Usługi.
2. W odniesieniu do danych klientów końcowych, pracowników i innych osób, które Klient wprowadza do aplikacji w celu prowadzenia wypożyczalni, administratorem pozostaje Klient. RentFox przetwarza te dane w jego imieniu na zasadach określonych w Umowie powierzenia danych (DPA).
3. Osoba, której dane zostały zapisane w RentFox przez wypożyczalnię, powinna w pierwszej kolejności kierować żądania dotyczące tych danych do tej wypożyczalni. RentFox pomoże jej w realizacji żądania jako podmiot przetwarzający.

3. Jakie dane przetwarzamy

• Kontakt i wdrożenie: imię i nazwisko, nazwa wypożyczalni, adres e-mail, numer telefonu, branża, treść wiadomości i dalsza korespondencja.
• Konto i organizacja: imię i nazwisko, e-mail, telefon, zaszyfrowane hasło, rola i uprawnienia, powiązanie z firmą, ustawienia profilu oraz historia logowania i zmian.
• Dane firmowe i rozliczeniowe: firma, adres, NIP, dane oddziału, wybrany plan, informacje o płatnościach i dokumentach księgowych. RentFox nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej, jeśli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora.
• Dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, identyfikatory sesji i tokenów, data i czas żądania, typ przeglądarki lub urządzenia, logi błędów, zdarzenia administracyjne i informacje konieczne do wykrywania nadużyć.
• Wsparcie i komunikacja: treść zgłoszeń, wiadomości e-mail, załączniki oraz informacje potrzebne do odtworzenia i rozwiązania problemu.
• Funkcje AI: pytania, polecenia, przekazany kontekst, wygenerowane odpowiedzi, użyty model, liczba tokenów, koszt techniczny, czas odpowiedzi i status żądania. Dane te są przetwarzane tylko, gdy Użytkownik korzysta z funkcji AI.

4. Cele i podstawy prawne

• Odpowiedź na zapytanie i wdrożenie — podjęcie działań przed zawarciem umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku osoby kontaktowej działającej za przedsiębiorcę także prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Założenie konta i świadczenie Usługi — wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, albo prawnie uzasadniony interes Klienta i RentFox w umożliwieniu pracy osobom upoważnionym przez Klienta, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Rozliczenia, faktury i obowiązki podatkowe — obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka i rozwój Usługi — prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie kont, danych i infrastruktury oraz zapewnieniu niezawodności Usługi, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Obsługa reklamacji i roszczeń — wykonanie umowy lub prawnie uzasadniony interes polegający na ustaleniu, dochodzeniu i obronie roszczeń, art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
• Informacje o własnych podobnych usługach kierowane do Klientów — prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z uwzględnieniem przepisów o komunikacji elektronicznej. Jeżeli przepisy wymagają zgody na dany kanał, komunikat zostanie wysłany dopiero po jej uzyskaniu.
• Newsletter lub marketing niewynikający z relacji z Klientem — zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych wymaganych w formularzu rejestracji, zamówieniu albo przy rozliczeniu jest dobrowolne, ale niezbędne do utworzenia konta, zawarcia i wykonania umowy lub wystawienia faktury. Dane oznaczone jako opcjonalne można pominąć. Niepodanie danych wymaganych uniemożliwi wykonanie odpowiedniej czynności.

6. Odbiorcy danych i dostawcy

1. Dostęp do danych mogą otrzymać wyłącznie upoważnione osoby działające dla RentFox oraz dostawcy niezbędni do świadczenia Usługi, na podstawie umowy, obowiązku prawnego albo innej właściwej podstawy.
2. Obecnie korzystamy w szczególności z następujących kategorii dostawców:
   • Hetzner Online GmbH — infrastruktura serwerowa i baza danych zlokalizowane w Niemczech;
   • Cloudflare, Inc. — przechowywanie plików i zasobów stron w usłudze R2 oraz usługi sieciowe;
   • Hostinger — obsługa firmowej poczty elektronicznej;
   • OpenRouter, Inc. oraz dostawca modelu wybranego w ramach OpenRouter — przetwarzanie poleceń i kontekstu przekazanego do opcjonalnych funkcji AI;
   • dostawcy obsługi księgowej, prawnej, bezpieczeństwa lub płatności — jeżeli ich udział jest niezbędny do realizacji danej czynności.
3. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym wyłącznie wtedy, gdy wynika to z obowiązujących przepisów lub prawnie wiążącego żądania.

7. Przekazywanie danych poza EOG

1. Podstawowa infrastruktura aplikacji i bazy danych działa na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Niektórzy dostawcy, w szczególności Cloudflare i OpenRouter lub dostawcy modeli AI, mogą przetwarzać dane w państwach spoza EOG.
2. Takie przekazanie następuje wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu dopuszczonego w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych wraz z oceną transferu i dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne.
3. Informację o właściwym zabezpieczeniu lub jego kopię można uzyskać, pisząc na privacy@rentfox.app. Korzystając z funkcji AI, Użytkownik nie powinien wpisywać danych osobowych, tajemnic ani danych szczególnych kategorii, jeżeli nie jest to konieczne i zgodne z prawem.

8. Okres przechowywania

• dane zapytań — przez czas prowadzenia rozmowy, a następnie do upływu okresu potrzebnego do wykazania jej przebiegu lub obrony przed roszczeniami;
• dane konta i realizacji Usługi — przez czas obowiązywania umowy oraz przez 30 dni po jej zakończeniu w celu umożliwienia eksportu i zamknięcia konta; po tym terminie dane operacyjne są usuwane, z wyjątkiem danych przechowywanych na odrębnej podstawie prawnej;
• dokumenty księgowe i dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe;
• logi bezpieczeństwa i techniczne — przez okres potrzebny do diagnostyki, ochrony Usługi oraz wyjaśnienia incydentu, nie dłużej niż uzasadnia to ryzyko i cel danego logu;
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu;
• dane związane z roszczeniami — do ich przedawnienia albo prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane albo anonimizowane. Dane zapisane w zabezpieczonych kopiach zapasowych są usuwane w cyklu ich nadpisywania, nie później niż w ciągu 90 dni od usunięcia danych operacyjnych, i do tego czasu nie są wykorzystywane do zwykłych celów operacyjnych.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przysługuje prawo dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody. Żądanie można przesłać na privacy@rentfox.app. Przed realizacją możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość.

10. Sprzeciw i skarga

1. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść w każdym czasie i nie wymaga on uzasadnienia.
2. Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.

11. Zautomatyzowane decyzje

RentFox nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Funkcje AI mają charakter pomocniczy, a ich wyniki powinny być weryfikowane przez Użytkownika.

12. Bezpieczeństwo i zmiany polityki

1. Stosujemy środki adekwatne do ryzyka, w szczególności szyfrowanie transmisji, kontrolę uprawnień, logiczną separację danych firm, hashowanie haseł, rejestrowanie istotnych operacji oraz ograniczony dostęp administracyjny.
2. Polityka może zostać zmieniona w razie rozwoju Usługi, zmiany dostawców lub przepisów. O istotnej zmianie dotyczącej aktywnych Klientów poinformujemy w aplikacji lub wiadomością e-mail przed jej wejściem w życie, jeżeli charakter zmiany tego wymaga.