INFORMACJE PRAWNE

Regulamin RentFox

Ostatnia aktualizacja: 6 sierpnia 2026 r.

Wersja robocza do końcowej weryfikacji prawnej przed uruchomieniem płatności automatycznych. Wersja z 11 sierpnia 2026 r.

§1. Definicje

• Usługodawca — Mariusz Grecki, ul. Sowińskiego 16, 58-560 Jelenia Góra, NIP: 611-262-52-86, e-mail: hello@rentfox.app.
• RentFox lub Usługa — system dostępny w szczególności pod adresami rentfox.app i app.rentfox.app, służący do obsługi wypożyczalni, w tym rezerwacji, zasobów, klientów, zespołu i stron WWW.
• Klient — przedsiębiorca korzystający z Usługi w bezpośrednim związku z działalnością gospodarczą.
• Użytkownik — osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do korzystania z konta Klienta.
• Dane Klienta — dane, treści, pliki i informacje wprowadzone przez Klienta lub Użytkowników do Usługi.
• Okres próbny — pierwsze 3 miesiące bezpłatnego dostępu w ofercie startowej.
• Okres subskrypcji — miesięczny albo roczny okres odpłatnego dostępu do Usługi.
• Limit AI — nieodpłatny, odnawiany co miesiąc limit wykorzystania funkcji Asystenta AI finansowany przez Usługodawcę, którego aktualna wysokość jest wskazana w Cenniku i aplikacji.
• Saldo AI — przedpłacona wartość zakupiona dobrowolnie przez Klienta i przeznaczona wyłącznie do korzystania z funkcji Asystenta AI w RentFox.
• Cennik — aktualna informacja cenowa dostępna na stronie rentfox.app/cennik.

§2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa rodzaj i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, warunki ich świadczenia, warunki zawierania i rozwiązywania umowy oraz tryb postępowania reklamacyjnego.
2. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców prowadzących wypożyczalnie. Klient oświadcza, że korzysta z niej zawodowo i w bezpośrednim związku ze swoją działalnością gospodarczą.
3. Regulamin jest dostępny bezpłatnie w sposób umożliwiający jego zapisanie, odtworzenie i wydrukowanie. Przed rejestracją Klient otrzymuje możliwość zapoznania się z jego treścią.
4. Usługodawca może rozwijać, poprawiać lub zmieniać funkcje Usługi. Nie ogranicza to praw Klienta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów ani nie zwalnia z informacji o istotnej zmianie warunków umownych.

§3. Zakres Usługi

1. RentFox umożliwia w szczególności prowadzenie zasobów i ich dostępności, obsługę rezerwacji, blokad i zadań, zarządzanie klientami oraz pracownikami, a także korzystanie ze strony WWW wypożyczalni — w zakresie dostępnego planu i wdrożonych funkcji.
2. Niektóre funkcje mogą być oznaczone jako w budowie lub testowe. Usługodawca opisuje ich aktualny status na stronie lub w aplikacji i nie gwarantuje dostępności funkcji, które nie zostały jeszcze udostępnione produkcyjnie.
3. Usługodawca zapewnia utrzymanie Usługi z należytą starannością, z zastrzeżeniem przerw koniecznych dla aktualizacji, konserwacji, usuwania błędów, ochrony bezpieczeństwa albo działania dostawców infrastruktury.

§4. Wymagania techniczne i konto

1. Do korzystania z Usługi potrzebne są urządzenie z dostępem do Internetu, aktywny adres e-mail i aktualna przeglądarka internetowa obsługująca JavaScript oraz szyfrowane połączenia HTTPS.
2. Klient podaje dane prawdziwe, kompletne i aktualne. Użytkownik jest zobowiązany chronić hasło oraz nie udostępniać danych dostępowych osobom nieuprawnionym.
3. Klient odpowiada za osoby, którym nadał dostęp do konta, w zakresie ich działań podejmowanych w imieniu Klienta.
4. Zakazane jest w szczególności: zakłócanie działania Usługi, obchodzenie zabezpieczeń, przesyłanie złośliwego oprogramowania, wykorzystywanie Usługi do spamu oraz dostarczanie treści bezprawnych lub naruszających prawa osób trzecich.

§5. Okres próbny i oferta dla pierwszych 100 Klientów

1. Klientowi objętemu ofertą dla pierwszych 100 Klientów przysługuje jeden Okres próbny trwający 3 miesiące, o ile przy rejestracji lub w odrębnych warunkach nie wskazano inaczej.
2. Po Okresie próbnym dostęp jest kontynuowany wyłącznie po zawarciu odpłatnej subskrypcji albo może zostać ograniczony zgodnie z informacją przekazaną Klientowi przed końcem okresu.
3. Klient objęty ofertą dla pierwszych 100 Klientów zachowuje cenę abonamentu podstawowego 35 zł brutto miesięcznie na warunkach przekazanych przy zawarciu umowy. Gwarancja ceny nie obejmuje opcjonalnych usług zewnętrznych rozliczanych według zużycia. Cena regularna wskazana w Cenniku nie zmienia automatycznie ceny zagwarantowanej Klientowi.
4. Gwarancja ceny obowiązuje przez czas nieprzerwanego trwania umowy z Klientem. Nie stanowi ona zobowiązania Usługodawcy do świadczenia Usługi bezterminowo ani nie ogranicza prawa którejkolwiek ze stron do zakończenia umowy zgodnie z §13.

§6. Zawarcie umowy

1. Wysłanie formularza kontaktowego jest zapytaniem o Usługę i samo w sobie nie zawiera umowy.
2. Umowa na Okres próbny zostaje zawarta po utworzeniu konta i zaakceptowaniu Regulaminu. Jeżeli wdrożenie wymaga wcześniejszego potwierdzenia przez Usługodawcę, moment zawarcia umowy zostanie wskazany w korespondencji lub aplikacji.
3. Umowa odpłatna zostaje zawarta po zaakceptowaniu warunków zamówienia oraz spełnieniu warunku płatności przedstawionego przed złożeniem zamówienia.
4. Umowa jest zawierana w języku polskim. Klient otrzymuje potwierdzenie istotnych warunków na adres e-mail powiązany z kontem.

§7. Ceny, płatności i faktury

1. Aktualne ceny są podawane w Cenniku. Cena podstawowego abonamentu w ofercie dla pierwszych 100 Klientów wynosi 35 zł brutto miesięcznie. Opcjonalny pakiet startowy kosztuje 300 zł brutto, o ile przy indywidualnym zamówieniu nie uzgodniono inaczej. Zakup pakietu startowego nie jest warunkiem korzystania z Usługi.
2. Opłata abonamentowa jest należna za wybrany okres z góry, chyba że warunki zamówienia stanowią inaczej. Roczna opłata może być objęta rabatem wskazanym w Cenniku.
3. Abonament podstawowy obejmuje dostęp do Asystenta AI oraz Limit AI o aktualnej wartości 5 zł na każdy miesięczny okres rozliczeniowy. Limit AI jest wspólny dla wszystkich Użytkowników działających w ramach konta Klienta.
4. Wszystkie operacje wykonywane z użyciem Asystenta AI, w tym odpowiedzi dotyczące obsługi RentFox, wyszukiwanie i analizowanie danych oraz przygotowywanie projektów operacji, pomniejszają Limit AI, a następnie Saldo AI. Wielkość zużycia zależy w szczególności od użytego modelu, liczby przetwarzanych tokenów, długości zapytania i odpowiedzi oraz zakresu operacji. Aktualne stawki albo jednoznaczny sposób obliczania zużycia są prezentowane w aplikacji.
5. Limit AI odnawia się na początku każdego miesięcznego okresu rozliczeniowego. Jego niewykorzystana część nie przechodzi na kolejny okres, nie stanowi środków pieniężnych, nie podlega wypłacie ani przeniesieniu na inne konto.
6. Po wyczerpaniu Limitu AI i Salda AI płatne operacje Asystenta AI zostają zatrzymane do czasu odnowienia Limitu AI albo dobrowolnego zakupu doładowania. Bez odrębnej i wyraźnej zgody Klienta Usługodawca nie uruchamia automatycznych doładowań, nie dopuszcza do powstania ujemnego Salda AI ani nie nalicza opłaty wyłącznie z powodu dalszej próby użycia Asystenta.
7. Przed zakupem doładowania Klient otrzymuje informację o cenie, wartości zasilenia, zasadach wykorzystania oraz — jeżeli ma zastosowanie — terminie ważności i zasadach rozliczenia niewykorzystanego Salda AI. Saldo AI służy wyłącznie do funkcji AI w RentFox, nie jest środkiem płatniczym i nie podlega wymianie na gotówkę ani przekazaniu innemu Klientowi.
8. Wysokość Limitu AI i stawki zużycia mogą zostać zmienione na przyszłość z powodu zmiany cen lub zasad rozliczeń dostawców modeli, zmiany używanych modeli albo zakresu funkcji AI. Zmniejszenie lub wycofanie Limitu AI nie wpływa na limit już przyznany na rozpoczęty okres rozliczeniowy, a Usługodawca poinformuje o takiej zmianie co najmniej 14 dni wcześniej. Klient może zakończyć umowę przed wejściem niekorzystnej zmiany w życie.
9. Abonament podstawowy nie obejmuje kosztów pozostałych opcjonalnych usług zewnętrznych rozliczanych według zużycia, w szczególności wysyłki wiadomości SMS, podpisu elektronicznego, operatorów płatności albo innych integracji wskazanych w Cenniku lub aplikacji.
10. Usługa dodatkowo płatna może zostać uruchomiona dopiero po przedstawieniu Klientowi jej ceny, stawki jednostkowej albo jednoznacznego sposobu obliczania opłaty oraz po potwierdzeniu jej włączenia przez osobę uprawnioną. Samo utworzenie konta ani zawarcie umowy nie oznacza zgody na naliczanie opłat zużyciowych.
11. Wysokość pozostałych opłat zużyciowych może zależeć od liczby wysłanych wiadomości, dokumentów, transakcji lub stawek dostawcy zewnętrznego. Zmiana stawek ma zastosowanie wyłącznie na przyszłość po poinformowaniu Klienta; Klient może przed jej wejściem wyłączyć daną usługę.
12. Usługodawca wystawia fakturę VAT na podstawie danych przekazanych przez Klienta. Klient odpowiada za ich poprawność i aktualność.
13. Przed wdrożeniem automatycznego odnowienia i zewnętrznego operatora płatności zasady pobrania opłaty, anulowania oraz zwrotów zostaną opisane w interfejsie zamówienia i zaktualizowane w Regulaminie.
14. Brak płatności po upływie uzgodnionego terminu może skutkować ograniczeniem dostępu po uprzednim wezwaniu do zapłaty.

§8. Dane i treści Klienta

1. Dane Klienta pozostają pod jego kontrolą. Klient udziela Usługodawcy niewyłącznej, nieodpłatnej licencji koniecznej wyłącznie do przechowywania, przetwarzania, wyświetlania i udostępniania danych w celu świadczenia Usługi.
2. Klient odpowiada za legalność wprowadzonych treści, za prawa do nich oraz za podstawę przetwarzania danych osób, których dane wprowadza do RentFox.
3. Usługodawca nie ma obowiązku stałego monitorowania treści, lecz może ograniczyć dostęp do treści bezprawnych, zagrażających bezpieczeństwu lub rażąco sprzecznych z Regulaminem.
4. Klient może eksportować dane w zakresie funkcji dostępnych w Usłudze. Po zakończeniu umowy dane operacyjne pozostają dostępne do eksportu przez 30 dni, chyba że strony uzgodnią inny termin. Po tym okresie konto i dane operacyjne mogą zostać trwale usunięte, a ich kopie zapasowe są nadpisywane najpóźniej w ciągu kolejnych 90 dni.

§9. Ochrona danych osobowych

1. Usługodawca jest administratorem danych Klienta i Użytkowników niezbędnych do prowadzenia konta oraz rozliczeń, zgodnie z Polityką prywatności.
2. W odniesieniu do danych klientów i pracowników wypożyczalni, które Klient wprowadza do RentFox, Klient jest co do zasady administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym.
3. Zasady tego powierzenia określa Umowa powierzenia danych (DPA), stanowiąca część umowy w zakresie, w jakim ma zastosowanie.

§10. Kalkulacje cen i rozliczenia wypożyczeń

1. Umowa najmu, rezerwacji albo inna umowa dotycząca sprzętu jest zawierana wyłącznie pomiędzy Klientem a jego klientem końcowym. Usługodawca nie jest stroną takiej umowy, nie ustala ceny najmu i nie odpowiada wobec klienta końcowego za jej wykonanie ani rozliczenie.
2. Funkcje obliczające lub prezentujące cenę, kaucję, wpłaconą kwotę, saldo do zapłaty, rabat, opłatę dodatkową albo inny element rozliczenia mają charakter pomocniczy. Wynik zależy w szczególności od danych i ustawień wprowadzonych przez Klienta, przyjętego okresu najmu, sposobu zaokrągleń oraz aktualnego działania funkcji Usługi.
3. Klient samodzielnie ustala warunki cenowe swojej oferty i odpowiada za poprawność cenników, stawek, podatków, rabatów, kaucji, okresów rozliczeniowych i pozostałych danych użytych do kalkulacji. RentFox nie świadczy usług księgowych, podatkowych ani doradztwa prawnego.
4. Przed przedstawieniem ceny klientowi końcowemu, potwierdzeniem rezerwacji, zawarciem umowy, pobraniem zapłaty albo wystawieniem dokumentu sprzedażowego Klient ma obowiązek zweryfikować wynik kalkulacji i zatwierdzić ostateczną kwotę. Wynik wygenerowany przez Usługę nie stanowi samodzielnie wiążącej oferty, zapewnienia co do ceny ani gwarancji poprawności rozliczenia.
5. W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za różnicę pomiędzy ceną zamierzoną, należną lub prawidłową a kwotą wskazaną przez Usługę, także gdy rozbieżność pozostaje w związku z błędem funkcji kalkulacyjnej, nieprawidłowym działaniem cennika albo błędnym wyliczeniem salda. Wyłączenie obejmuje w szczególności roszczenia klientów końcowych, zwroty i rabaty udzielone przez Klienta, utracony przychód lub marżę, utracone korzyści, kary umowne, skutki podatkowe lub księgowe oraz szkodę wizerunkową.
6. Klient powinien niezwłocznie zgłosić zauważoną nieprawidłowość i powstrzymać się od dalszego wykorzystywania błędnego wyniku. Postanowienia tego paragrafu nie wyłączają odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez Usługodawcę umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§11. Odpowiedzialność

1. Usługodawca świadczy Usługę z należytą starannością właściwą dla zawodowego charakteru działalności.
2. Usługodawca nie odpowiada za zakłócenia wynikające z siły wyższej, problemów po stronie łącza Klienta, urządzeń Klienta, dostawców hostingu, poczty lub płatności, ani za skutki nieprawidłowego użycia Usługi, treści Klienta lub ujawnienia danych dostępowych przez Klienta.
3. W granicach dopuszczalnych przez prawo odpowiedzialność Usługodawcy za szkody inne niż wyrządzone umyślnie jest ograniczona do opłat faktycznie zapłaconych przez Klienta za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie.
4. Postanowienia tego paragrafu nie wyłączają odpowiedzialności, której nie można ograniczyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§12. Reklamacje

1. Reklamację można złożyć e-mailem na adres hello@rentfox.app.
2. Powinna ona zawierać dane pozwalające zidentyfikować Klienta, opis problemu, datę zdarzenia oraz oczekiwany sposób rozwiązania.
3. Usługodawca udzieli odpowiedzi w ciągu 14 dni od otrzymania kompletnej reklamacji.

§13. Czas trwania, rozwiązanie i zmiany

1. Umowa trwa przez Okres próbny, a po uruchomieniu odpłatnej subskrypcji przez kolejne wybrane Okresy subskrypcji, do czasu jej zakończenia zgodnie z Regulaminem lub warunkami zamówienia.
2. Klient może wypowiedzieć umowę w każdej chwili za pomocą odpowiedniej funkcji w aplikacji, jeżeli została udostępniona, albo przez wiadomość wysłaną na adres hello@rentfox.app, bez okresu wypowiedzenia i bez kary umownej. Wypowiedzenie wyłącza kolejne odnowienie subskrypcji, a dostęp pozostaje aktywny do końca opłaconego Okresu subskrypcji, chyba że Klient zażąda wcześniejszego zamknięcia konta.
3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej 30-dniowego okresu wypowiedzenia, w szczególności w związku z decyzją o zakończeniu świadczenia całej Usługi lub jej zasadniczej części, a także z przyczyn biznesowych, organizacyjnych albo technologicznych. Oświadczenie zostanie przesłane na adres e-mail powiązany z kontem Klienta i może zostać dodatkowo wyświetlone w aplikacji.
4. Do upływu okresu wypowiedzenia Usługodawca zapewnia dostęp do Usługi na dotychczasowych zasadach, o ile nie zachodzi przypadek określony w ust. 6 albo 7. Klient powinien w tym czasie wyeksportować potrzebne dane. Po zakończeniu umowy stosuje się dodatkowo 30-dniowy okres dostępności danych do eksportu oraz zasady usuwania wskazane w §8 ust. 4 i DPA.
5. Jeżeli umowa zostanie zakończona przez Usługodawcę przed końcem opłaconego Okresu subskrypcji z przyczyny, za którą Klient nie odpowiada, Usługodawca zwróci proporcjonalną część opłaty abonamentowej przypadającą na okres po zakończeniu świadczenia Usługi oraz niewykorzystaną część Salda AI zakupionego przez Klienta. Zwrot nastąpi w terminie 14 dni na użyty sposób płatności albo w inny uzgodniony sposób. Zwrot nie obejmuje nieodpłatnego Limitu AI.
6. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym albo niezwłocznie ograniczyć dostęp w razie istotnego naruszenia Regulaminu, co do zasady po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszenia w rozsądnym terminie. Wezwanie nie jest wymagane, gdy naruszenie jest nieusuwalne, umyślne, powtarza się mimo wcześniejszego wezwania albo natychmiastowe działanie jest konieczne dla ochrony bezpieczeństwa, danych, innych klientów lub zgodności z prawem.
7. Jeżeli dalsze świadczenie Usługi stanie się niezgodne z prawem albo obiektywnie niemożliwe z przyczyn pozostających poza rozsądną kontrolą Usługodawcy, umowa może zostać zakończona z krótszym terminem lub ze skutkiem natychmiastowym. Usługodawca poinformuje o tym bez zbędnej zwłoki, umożliwi eksport danych w zakresie technicznie możliwym i dokona zwrotów zgodnie z ust. 5.
8. O istotnej zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje co najmniej 14 dni wcześniej, wskazując datę wejścia w życie i umożliwiając Klientowi zakończenie umowy przed tą datą, jeżeli zmiana jest dla niego niekorzystna.

§14. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się prawo polskie.
2. Polityka prywatności, polityka cookies i DPA uzupełniają Regulamin w odpowiednim zakresie.
3. Kontakt z Usługodawcą: hello@rentfox.app.