Sprzęt foto-video jest drogi, często wychodzi w kilku elementach i wraca tuż przed następnym zleceniem. Dobra ewidencja ma pomóc odpowiedzieć na trzy pytania: co dokładnie wyjechało, na kiedy jest zajęte i kto odpowiada za przygotowanie kolejnego zestawu.
Każdy korpus i obiektyw może mieć własną historię
Przy sprzęcie o wysokiej wartości warto rozróżniać egzemplarze, nawet jeśli z zewnątrz wyglądają tak samo. Numery seryjne i własne pola zasobu pozwalają przypisać konkretny korpus, obiektyw lub lampę do rezerwacji. Potem łatwiej sprawdzić, gdzie był dany egzemplarz i z jakim klientem pracował.
Opis zasobu dostosowujesz do własnego magazynu: możesz zapisać mocowanie, ogniskową, stan czy akcesoria. Nie zmuszamy wypożyczalni obiektywów do pracy na tych samych polach, co wypożyczalnia narzędzi.
Zestaw nie powinien rozpaść się przy wydaniu
Produkcja może zamówić body, dwa obiektywy, baterie i lampę jako jeden zestaw, ale czasem klient potrzebuje tylko jednego elementu. RentFox pozwala prowadzić zestawy i pozycje pojedyncze zgodnie z Twoją ofertą. Rezerwacja ma odzwierciedlać faktyczną kompletację, a nie tylko nazwę pakietu w wiadomości.
Protokół wydania ze zdjęciami nie jest jeszcze gotowy i nie udajemy, że jest inaczej. System daje natomiast uporządkowaną historię rezerwacji oraz zasobów, którą możesz połączyć z obecnym procesem kontroli sprzętu.
Dzień zdjęciowy wymaga dokładnego harmonogramu
Wynajem na jeden dzień często oznacza odbiór rano i zwrot wieczorem albo przekazanie sprzętu następnej ekipie następnego dnia. Terminy ustawiasz z dokładnością do godziny, a grafik pokazuje kolizje, zanim potwierdzisz rezerwację. To ważniejsze niż samo przyjęcie zapytania — jedna pomyłka może zatrzymać plan zdjęciowy klienta.
Zmiany w planie zdarzają się często. Gdy produkcja przesuwa zdjęcia, aktualizujesz rezerwację w jednym miejscu. Zespół widzi nowy termin, a historia pozwala odtworzyć kolejne ustalenia bez przeszukiwania e-maili i komunikatorów.
Strona wypożyczalni przygotowuje klienta do rozmowy
Klient przegląda sprzęt i podstawowe informacje na własnej stronie WWW, a następnie kontaktuje się z wypożyczalnią. Łatwiej zacząć rozmowę od konkretnego zestawu, gdy oferta i dane kontaktowe są w jednym miejscu.
Rezerwację wprowadzasz dziś w panelu po ustaleniu terminu i warunków. Formularz rezerwacji połączony z kalendarzem jest kolejnym etapem rozwoju.
Jak wygląda start z RentFox
Nie zaczynasz od przenoszenia całego magazynu w ciemno. Na krótkiej rozmowie pokazujemy
system i wspólnie dodajemy pierwsze pozycje, aby ustalić, które informacje są naprawdę
potrzebne w Twojej wypożyczalni. To dobry moment, żeby zdecydować, co prowadzić jako
pojedynczy egzemplarz, a co jako liczbę sztuk, oraz jak nazwać pola widoczne dla zespołu.
Potem możesz uzupełniać bazę we własnym tempie. Importer XLS jest jeszcze w budowie;
przy większej bazie można zlecić wprowadzenie danych. Nie trzeba
odtwarzać historycznych rezerwacji, żeby zacząć pracę — istotne jest to, co jest aktualnie
dostępne, zarezerwowane lub wyłączone z obiegu.
Równolegle przygotowujemy stronę WWW na bazie dostarczonych przez Ciebie tekstów i zdjęć.
Obecna strona prezentuje ofertę i dane kontaktowe. Rezerwacje online dołączymy w kolejnym
etapie, po połączeniu ich z kalendarzem i dostępnością w systemie. Dzięki temu możesz zacząć
od porządku w rezerwacjach i zasobach, a kolejne procesy usprawniać później.
RentFox rozwijamy wspólnie z pierwszymi 100 wypożyczalniami.
O funkcjach dostępnych od razu mówimy konkretnie, a o tych w budowie — równie otwarcie.
Masz więc wpływ na kierunek rozwoju, bez deklaracji, że każdy niestandardowy proces będzie
automatyczny już pierwszego dnia.
Przed pierwszym dniem pracy warto ustalić prostą zasadę w zespole: każda obietnica terminu
trafia do grafiku, a sprzęt w naprawie dostaje blokadę. Nie jest potrzebna długa instrukcja
ani przebudowa całej firmy. Dwie konsekwentnie stosowane reguły wystarczą, aby przestać
sprawdzać dostępność w telefonach, na kartkach i w pamięci jednej osoby.
RentFox jest aplikacją działającą w przeglądarce, dlatego kierownik może sprawdzić bieżący
stan poza bazą, a pracownik na zmianie pracuje na tych samych danych. Dostęp do ustawień,
zasobów i rezerwacji nadajesz według roli. W ten sposób osoba wydająca sprzęt ma informacje
potrzebne do obsługi klienta, a ważne zmiany w konfiguracji pozostają pod kontrolą właściciela.
Nie wiążesz się przy tym umową na czas określony. Możesz zrezygnować w dowolnym momencie,
a dane pozostają możliwe do wyeksportowania. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy przechodzisz z
Excela: decyzję o zmianie podejmujesz na podstawie codziennej pracy zespołu, a nie obietnicy
z prezentacji sprzedażowej.
Pierwsze trzy miesiące abonamentu są bezpłatne. W tym czasie możesz sprawdzić system na
własnych rezerwacjach i przekonać się, które elementy procesu przynoszą zespołowi najwięcej spokoju.
